Az, hogy hogyan bánunk az idővel, az élet minden területén kiemelten fontos. Mind a munkahelyen, mind a magánéletünkben meghatározó, hogy jól osszuk be az óráinkat. Ebben a blogcikkben néhány fő gondolatban mutatom be, hogy mik adják a priorizálás alapjait a munkahelyen, és mit tehetsz vezetőként, hogy segítsd a csapatodat abban, hogy hatékonyan gazdálkodjanak az idejükkel és megfelelően priorizáljanak.
Valóban, reggeltől estig dolgoznak az emberek, de fontos, hogy a megfelelő dolgokkal foglalkozzanak. Itt lép be az időgazdálkodás jelentősége. Ha egy értékesítő pontosan érti, mit kell tennie a tervszámai eléréséhez, és erre fókuszál, sokkal eredményesebb lesz.
De hogyan érheted el vezetőként, hogy a csapatod jól menedzselje az idejét és jól priorizáljon? Sajnos, nem úgy, hogy megtanítod nekik. Az igazán hatékony módszer az, ha te magad jól gazdálkodsz az időddel, és ezt a tapasztalatot megosztod a csapatoddal!
Jó példát kell mutatnod, és vezetőként élen kell járnod ebben a témában. Ha nem tudod kezelni a saját prioritásaidat, nem tartod be az ígéreteidet, elkésel a megbeszélésekről, vagy nem küldöd át, amit megígértél, akkor a csapatod is hasonlóan fog működni. Ne feledd, a jó dolgok a csapatban lassan másolódnak, a rossz dolgok azonnal! Az értékesítők esetében ez különösen fontos, mert ez dönti el, hogy elérik-e a kitűzött célokat vagy sem.
Nemrég találkoztam egy értékesítővel, aki nem használt naptárt. Emiatt nem tudta nyomon követni a feladatait és az ügyféltalálkozókat. Valahogy adminisztrálta, de nem naptárban. Ezért gondolom, hogy az első lépés az alapoknál kezdődik: a kollégáidnak legyen egy jól vezetett naptáruk – legjobb, ha online van – ahova bekerülnek a tárgyalások és a feladatok, például, hogy valakit vissza kell hívni. Ez az alap.
Ami ennél tovább megy, és amit kevesen használnak jól, az egy feladatlista vagy "to-do" lista, ahol a teendőket vezethetik. Vezetőként az a dolgod, hogy kitaláld, milyen programot vagy alkalmazást használtok a cégnél, de mindenképpen legyen egy rendszer.
Ha megvan a lista a teendőkkel, mindig hozzá lehet adni újabb feladatokat, és időnként érdemes átnézni, hogy mit lehet törölni róla. Ezt nevezzük heti tervezésnek. Vezetőként érd el, hogy a kollégáid végezzenek heti tervezést. Én például vasárnap délután szoktam ezt megtenni, amikor átnézem a következő hetemet, és kiválasztom a legfontosabb feladatokat.
Nem érdemes 5-10 tételnél többet beválogatni, mert az élet újabb feladatokat hoz magával, és vannak napi rendszeres teendők is. Sorold fel ezeket a feladatokat fontossági sorrendben, hogy ha csak egy dolgot tudnál elintézni a következő héten, akkor mi lenne az. Ha kettőt, akkor mi az a kettő, és így tovább, akár ötig, esetleg tízig. Ugyanezt ismételd meg minden este, gondold át a következő napodat, mit szeretnél a heti feladatok közül aznap elintézni.
Összefoglalva, az időgazdálkodás minden munkakörben kulcsfontosságú, különösen az értékesítésben. Vezetőként fontos, hogy példát mutass és segítsd a csapatodat abban, hogy hatékonyan gazdálkodjanak az idejükkel és jól priorizáljanak. A naptár és ‘teendőlista’ használata alapvető eszközök ebben a folyamatban, valamint a heti és napi tervezés rendszeres gyakorlása hosszú távon hozzájárul a sikerhez.