A sikeres csapat egyik kulcsa a konzisztencia és a stabilitás, amit egy jól kialakított heti ritmus biztosíthat. Egy cégvezető vagy értékesítési vezető számára elengedhetetlen, hogy a csapat tagjai tudják, milyen feladatokra számíthatnak minden héten. A rendszeres heti megbeszélések, egyéni visszajelzések és az információáramlás mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a csapat hatékonyan és eredményesen működjön.
Ebben a blogcikkben ezzel kapcsolatban fogunk bővebben foglalkozni, és bemutatom, hogyan alakíthatod ki és tarthatod fenn a heti ritmust a csapatod számára.
Sok ügyfélnél látom, hogy vannak megbeszélések, de inkább csak havonta vagy maximum kéthetente. Ugyanez jellemző a visszajelzésekre is: ritkán, nagyjából csak egyszer történik meg a hónapban. Ez pont olyan, mintha előre szeretnék haladni a kocsimmal, de közben egyfolytában a visszapillantó tükröt nézem. Gyakran hallom erre: “Ó, mi folyamatosan beszélgetünk minden nap, az irodám ajtaja is bármikor nyitva áll.” Ez jó dolog, viszont hiányzik belőle a struktúra. Nem mindegy, hogy arról beszélsz, amit az értékesítő tart fontosnak vagy arról, ami igazán fontos neki a sikeréhez.
Nagy hiba mindig a múltat nézni, hogy mi történt az előző hónapban és az alapján visszajelzést adni a kollégáknak. Így már nem lesz lehetőséged érdemben beavatkozni. Olyan leszel, mint egy fociedző, aki nincs jelen az edzéseken, nincs jelen a meccseken, csak utólag az újságból olvassa el, hogy mit játszott a csapata, és az alapján dicséri meg vagy éppen szúrja le őket.
Hozz létre egy heti ritmust, ahol minden héten van megbeszélés, minden héten vannak egyéni visszajelzések, megosztod a sikertörténeteket, megmutatsz bizonyos statisztikákat, és valóban aktívan menedzseled a csapatot. Ugyanis ez a fajta heti ritmus adja a vezetői kultúrának a szívét lelkét.
És hidd el, a legutolsó dolog, amit vezetőként szeretnél tenni az az, hogy a csapatodnak szívritmuszavart okozol.
Neked, mint vezetőnek, felelősséged, hogy minden héten - mindig ugyanabban az időpontban - megtörténjenek ezek a megbeszélések. Azért kell ugyanazt az időpontot választani, mert így a meetingek konzisztenssé válnak, mindenki tudja, hogy mikor és hol legyen jelen, és nem felejtik el. Ezek az időpontok „szentek és sérthetetlenek” – semmi nem írhatja felül őket, így mindenki prioritásként kezeli azokat. Én azt javaslom, hogy legyen ez a hétfői nap. Indítsátok a reggelt közös csapatmegbeszéléssel, utána pedig következzenek a kollégákkal (vagy ha túl sokan vannak, akkor a kulcsemberekkel) a személyes beszélgetések, nagyjából fél- vagy egy órában.
A rendszeresség biztosítja, hogy a csapat tagjai felkészülten érkezzenek a megbeszélésekre, és tudják, hogy mindig lesz lehetőségük a visszajelzésekre. Itt nemcsak az előző hét eseményeit és teljesítményét nézitek át, hanem kitűzitek a következő hétre vonatkozó célokat és feladatokat is. Fontos, hogy mindenki tisztában legyen azzal, mi vár rá a héten, milyen teendők vannak, és hogyan járulhat hozzá a közös célok eléréséhez. Ezáltal a heti ritmus nemcsak a vezetői kultúra szerves része lesz, hanem a csapat mindennapjainak is.
Továbbá nagy jelentősége van annak, hogy nemcsak kitűzöd a célt, hanem hétről hétre nyomon is követed, hogy hol tart a teljes csapat és ki milyen egyéni teljesítményt hozott. Az egyéni sikerek elismerése többlet energiát ad nekik, kialakul egy egészséges verseny, hogy ki mennyivel járult hozzá a nagy cél eléréséhez.
Ha a cél felé haladást vizuálisan is megjeleníted az irodában, pl. a konyhában vagy home office esetén egy szép táblázatban - amit rendszeresen kiküldesz a csapattagoknak -, még jobban megmarad a fókusz és mindenki a célon tartja a szemét.
A heti ritmus nemcsak a csapat teljesítményének nyomon követésében segít, hanem abban is, hogy a csapat tagjai közötti kommunikáció és együttműködés gördülékeny legyen. Ez a rendszeresség segít abban, hogy mindenki naprakész legyen, és az esetleges problémákat időben felismerjétek és kezeljétek. Emellett a heti ritmus lehetőséget ad arra is, hogy a csapat tagjai megosszák egymással a tapasztalataikat és legjobb gyakorlataikat, ami hozzájárul a közös fejlődéshez.