Tudtad, hogy a kollégák nem azért hagyják el a munkahelyüket a legtöbb esetben, mert az elvárások túl magasak, hanem mert a vezetőik nem tudják hatékonyan irányítani őket?
A megfelelő visszajelzés adása az egyik legnagyobb kihívást jelentő feladat, hiszen elengedhetetlen a kiegyensúlyozott kapcsolat fenntartása a vezetők és a kollégák között, miközben érdemi változásokat is el kell érni a munkavégzésben és a csapatmunkában. A visszajelzések adásának és fogadásának módja jelentősen befolyásolhatja a munkahelyi dinamikát.
Ha a visszajelzést megfelelően adják, az a munkahelyi konfliktusok nagy részét is megelőzheti. Minden a vezetőn áll vagy bukik, ezért a cégvezetők számára elengedhetetlen a hatékony kommunikáció. Ez magába foglalja azt is, hogy hogyan adunk visszajelzést, milyen csatornákat használunk, és azt is, hogy törekedjünk az asszertív kommunikációra.
Az asszertív kommunikáció azt jelenti, hogy világosan és határozottan fejezzük ki a saját gondolatainkat és érzéseinket, miközben tiszteletben tartjuk a másik nézőpontját is. Ez a kommunikációs forma elősegíti a nyitott és őszinte párbeszédet, ami csökkenti a félreértéseket és növeli a hatékonyságot a munkahelyen.
A visszajelzés akkor a leghatékonyabb, ha azonnal adják. Ha túl sokáig várunk, nehezebb lesz rá reagálni, legyen az szóbeli vagy tettekkel történő reakció. Adj visszajelzést a lehető leghamarabb az eset után, így nem vesznek el a pontos részletek, mert mind benned, mind a kolléga fejében frissen élnek a történtek. Viszont fontos megemlíteni, hogy ez ne a heti csapatmegbeszélés során történjen meg.
Erre a megfelelő hely és idő a négyszemközti (1:1-es) megbeszélések, azaz ahol csak ketten vagytok. Ez a közvetlen és személyes kommunikáció lehetőséget ad arra, hogy nyíltan és őszintén beszélgessetek, anélkül, hogy a kollégák előtt kellemetlen helyzetbe hoznád a másikat. Továbbá alkalmat biztosít a munkatársnak arra, hogy kérdéseket tegyen fel és kifejtse gondolatait anélkül, hogy úgy érezné, hogy a csapat többi tagja ítélkezne fölötte.
A pontos megfogalmazás alapvető fontosságú a hatékony visszajelzés szempontjából. Amikor visszajelzést adsz, légy egyértelmű. Kerüld el az olyan általános kijelentéseket, mint "javulnod kell", és ehelyett mondd azt: "Észrevettem, hogy a riportot két nap késéssel adtad le. Beszéljük meg, hogyan tudjuk a jövőben jobban kezelni a határidőket". Az egyértelmű, konkrét visszajelzés segít a kollégának megérteni, hogy pontosan min kell változtatni, és hogyan kell ezt megtenni.
Ahelyett, hogy csupán rámutatsz arra, hogy mi ment rosszul, tegyél javaslatokat arra, hogyan lehetne jobban csinálni. Például, ha egy kolléga prezentációjából hiányzott a struktúra, mondhatod, hogy "Legközelebb próbáld meg először felvázolni a főbb pontokat, hogy világosabb legyen a prezentációd felépítése". Az ilyen típusú visszajelzés nemcsak a problémára mutat rá, hanem javaslatot tesz arra, hogy lehet kijavítani azt.
A hatékony visszajelzés kétirányú utca. Vezetőként fontos, hogy aktívan hallgassunk, amikor a kolléga reagál a visszajelzésünkre. Ez azt jelenti, hogy teljes figyelmet kell ráfordítanunk, el kell ismernünk a nézőpontját és átgondoltan kell válaszolnunk. Az aktív figyelem megerősíti a munkatársat abban, hogy fontos a véleménye, és törekszel a közös megoldásra.
A visszajelzés után érdemes rendszeresen figyelemmel kísérni a kollégát, hiszen az segíthet megerősíteni a pozitív változásokat és kezelni az esetlegesen felmerülő problémákat, mielőtt azok nagyobb válnának. Ez az utókövetés azt mutatja, hogy elkötelezett vagy a fejlődése iránt, és a kellő támogatást megadod neki.
Összefoglalva, a hatékony visszajelzés a cégvezetők számára kritikus fontosságú készség. A megfelelő hely és idő kiválasztása, a pontos megfogalmazás, a konstruktív hozzáállás, az aktív hallgatás és a nyomon követés mind hozzájárulnak a pozitív és produktív munkahelyi környezet megteremtéséhez. Ez nemcsak a konfliktusok megelőzésében és megoldásában segít, hanem elősegíti a csapat és a szervezet általános sikerét is. Az alkalmazottak motiváltabbak és elkötelezettebbek lesznek, ha tudják, hogy visszajelzéseiket figyelembe veszik, ami javítja a teljesítményt és a munkahelyi elégedettséget.